「部下が眠くなる会議」と「生産性が上がる会議」を分けるたった一つの違いとは?

こんにちは!
社長のミニ分身」を育成し、
組織の自動化をサポートする専門家の杉本智です。

近況報告

本日は、
以前からご案内していた
金田サロンにゲストで登壇しました。


サロンオーナーの金田さん自身が

・従業員10万人規模の外資系企業で
 最年少本部長を皮切りに
・東証一部上場企業の事業部長
・外資系企業の日本法人立ち上げ社長

といった素晴らしいキャリアをお持ちです。


そして、肩書だけではなく
現場からの叩き上げの人なので
実務と経営の両方に強く、

また、サロンに集まる方々も
志、意識、能力が非常に高い方々ばかりで
非常に濃密な時間になりました。


今後は、
継続的に金田サロンの講師として
参加することになりそうです。

次回は、
3/20(土)15時~17:30を予定しています。

本日参加できなかった方や
今回参加して、
とても役に立った方は、
ぜひスケジュールを
確保しておいてください。

次回の申し込みページが出来上がれば
またこちらのコラムにて
ご案内いたしますね!

本日の一枚

本題に入る前に、
今日の内容をまとめた概念図をアップいたします。

本日の一枚は、
こちらになります!!!

デデーン!!!

スクリーンショット (12)

では、この一枚を順番に詳しく解説していきます!

「部下が眠くなる会議」と「生産性が上がる会議」を分けるたった一つの違いとは?

さて、本日の金田サロンの内容が
あなたの会社の生産性を上げるために
非常に役に立つと思いましたので
シェアいたしますね。

本日のサロンの参加者は、
ほぼ全員、会社員でした。

そして、
業種も違えば、
業種も役職もバラバラです。

しかし、
参加された方全員が
とても満足してくださいました。


もちろん、それは、
主宰の金田さんの実力や
運営スタッフのおかげなのですが、

私も、講師として、
あることを意識して
勉強会を進めていきました。


実際に、
参加された方は、
私が取り組んだ
あること」のおかげで
勉強会の内容がよりハラオチできた
と、おっしゃってくれました。


そして、
この「あること」は、
あなたの会社で
部署毎の会議を行うときに
非常に役立つと確信しています。

逆に、これをやらないことで、
あなたの部下は、
会議の最中に

こっそりスマホをのぞき込んだり、
「早く終わらないかなぁ~」と
時計を何度もチラチラと
見ることになるでしょう。


つまり、
本日のタイトルの通り、

・部下が眠くなる会議
・生産性が上がる会議

の違いを説明していきます。

ズバリ!
結論から言います。

眠くなる会議は、
議題や話す内容が、
ある特定の立場や
肩書きのためだけに
なっています。

生産性が上がる会議は、
参加するメンバーの肩書や
役割がバラバラであっても、
全員に関係する内容になっています。

これは、
特定の部署や事業部内で
開催される会議で
頻繁に起こる現象ですが、

・部長や課長といった
 リーダー層やマネージャー層に
 関係する議題

・新人や入社2~3年の若手に
 関係する議題

のどちらかに偏りがちです。


例えば、

部署内で粗利率が大きく下がっているので
至急、対策が必要になっている


といった内容であれば、
目の前の仕事に追われている
新人や若手にとっては、
アイデアを出しようがありません。

こういう場合は、
数字と現場の両方が分かる
部課長クラスだけで対策を決めて、
決定事項と具体的な行動を
新人や若手に共有と教育すれば良い
話です。


逆に、全ての新人が
頻繁にやってしまうミスの改善については、
新人たちと教育担当者だけで
会議や勉強会を行い、
その結果を担当者が
上長に報告すれば良い
だけです。


なので、

生産性が上がる会議をしたいのならば、
そもそも会議の目的と
参加するメンバーを事前に
打ち合わせをしておくことが
必須となります。


とはいえ、
多くの中小企業は、
一つの部署の人数が5名~10名程度の
少人数の場合がほとんどです。

ですので、
会議のメンバーを選出するにしても
そもそも人数がいないことも
往々にしてあります。


その場合は
どうすれば良いのか?

この対策こそが、
本日、私が
業界や、職種、肩書がバラバラ
人たちが集まる勉強会で
実践したことです。


私が実践したのは
非常にシンプルなことです。
しかし、非常に効果があります。


それは何かと言うと、

メインの議題を話した後に、
議題の対象者以外の参加者にも
関わる話を補足する

ということです。


本日の内容を例に挙げると、

自分の部署のPJを
90日で実現する方法


というテーマで勉強をしました。


対象者としては、
部下を抱えるチームリーダーです。

さらに具体的に言えば、
部長または課長職級の人たちです。


進め方としては、
まずは、メインの対象者となる
部課長の人たち向けの内容を話します。


その後で、

「この内容を部下に対する
 PJ管理の技術として活用すると
 マネジメント技術になりますよね」

「自分が部下の場合は、
 この内容を当てはめて
 上司の進め方と違う点があれば
 『部長、ちょっとお伺いしたいのですが、、、』
 と、質問形式にすることで
 上司のミスを事前にカバーして
 PJの成功に貢献できますよね?」

というように、
全ての立場の人がすぐに使える
ように落とし込みます。


そうすることで、
参加者全員が
「自分にとって役に立つ話だ!」
となり、会議に主体的に
参加してくれやすくなります。


ちなみに、
そもそもやる気が無い部下に対しては、
本人のやる気を引き出すのが先なので
会議の内容を変えても、
主体的に参加することはありません。

この辺りは、
個別面談などの技術が必要になってくるので
また別の機会でお話ししますね。


という訳で、
本日の内容をまとめると、
会議を行うときは、

「会議のメインの議題は何か?」

「その対象となる人は誰か?」

「対象外の人に役立つ話ができるとすれば
 どのように話をすれば良いのか?」

を考えてから開催することで、
参加者全員の生産性を上げることが
可能になりますよ!

一枚の図にまとめると
下記の通りになります。

スクリーンショット (12)

「もっと部下の生産性を上げる話を聞きたい!」
「生産性の上がる会議を自社でも取り入れたい!」

という方は、毎月5社限定
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本日も最後までお読みいただき
ありがとうございます。

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