なぜ、部下は会議を嫌がるのか?
【会議をしても業績が上がらない本当の理由】

こんにちは!
社長のミニ分身」を育成し、
組織の自動化をサポートする専門家の杉本智です。

近況報告

一昨日、
朝方までポーカーしていたのが響き、
昨日は超寝不足でした(^^;

なので、
昨晩は気が付けば
意識を失うようにベッドに倒れ込み
泥のように眠りました。

やっぱり
生活のリズムって大切ですね。

次からは、
盛り上がっていても
早めに帰ろうと思います(-_-;)

なぜ、会議をしても業績が上がらないのか?

それでは、本題です。

社長からよくいただく相談として
「会議をしてもなかなか業績が上がらない」
といった話題がよく上がります。

そして、現場の社員さん達に話を聞いても
「会議が長くてイヤだ」
「会議なんて無くても良いんじゃないですか?」

という声を聞きます。


確かに会議をしているのに
全く業績が上がらない会社も
散見されます。

逆に、会議を通して
業績がグングン上がる会社も
私は知っています。


同じ「会議」をということを
行っていても、
違う結果が出るのは何故でしょうか?


実際に、世の中では
「業績が上がる会議術」
というテーマで指導しているコンサル会社や
関連書籍を見ることができます。

ですので、
会議が必要なのは
社長であるあなたは
重々承知だと思います。


しかし、
会議は社長一人で
行うものではないですから、
参加する部下の状態で
会議の成果は100%変わります。

部下が嫌がる会議の特徴


私が現場の社員さんと話をしていて
よく言われるのが

「会議の時間が長い」
「会議で集まる時間があるなら
 自分の仕事をしていたい」

という言葉です。


私はクライアントの会議に
ファシリテーター(司会進行役)や
オブザーバー(見学者)として
参加することがあります。


実際に会議に参加してみると

「あちゃぁ~。
 これは、確かに部下の人は
 イヤだろうなぁ
、、、(^^;」

という内容がいくつかあります。


過去の例で言うと

・社長が1時間ほど長々と演説をする
・会議という名のつるし上げの場になっている
・ただの情報共有で終わる
・目的が明確でなく、ダラダラとした話で終わる

というものが多いです。

これらの会議では、
部下の心境や状態は次の通りです。

・社長が1時間ほど長々と演説をする
→ 「社長、話が長いよ。早く終わらないかなぁ、、、」

・会議という名のつるし上げの場になっている
→「 皆の前で恥をかかされた。やってられないよ」
 「うわ、次は俺の番かも、、、」

・ただの情報共有で終わる
→ 「別に社内チャットや朝礼で
  資料を配ったら済む話じゃない???」

・目的が明確でなく、ダラダラとした話で終わる
→ 「この時間は、何のためにあるの?
  会議をすることが目的なの??」


要は、
「集まらないとダメな理由」
が明確になっていないんです。

だから、
部下達は会議をイヤがり
社長の自己満足で終わってしまうのです。


会社としても、
生産性が上がらない会議
部下を参加させることで
人件費のムダ遣いになっています。


先日、クライアントに
言われたことがあります。

「この前、社内で集客についての
 会議を行ったのですが、

 杉本さんがいなかったので
話がとっちらかって、
 2時間かけた割には
何も決まらなかったんですよ。

 杉本さんのありがたみが
 わかりました」

嬉しい言葉です。
ありがたいですね(^^)


私が、
会議のファシリテーション(司会進行)を
するときに必ず
気を付けている点があります。

きっとあなたの会社の生産性を
上げるために役立つと思いますので
少しシェアしますね。


それは、次の点です。

◎全員の意図と前提を言語化して、
 解決すべきたった一つの問題を30分かからずに明確にする
→ これができると、あとは、
  問題解決のための行動(タスク)と
 スケジュール化するだけです。

◎常にゴールと論点を明確にする
 脱線しそうになったら、
 すかさず「今日のゴールは◎◎ですよね?」と
 合いの手を入れて軌道修正する
→ 無駄な雑談や解決する必要のない問題を扱わない

多くの会議では、

・何のために集まるのか?
・この会議の目的は何か?
・どうなったら、会議は成功したと言えるのか?


といったことが
明らかにされていません。


何か問題が起きたら
「とりあえず皆で集まって
 解決策を考えよう」
という会社が非常に多いです。


私がクライアントから
会議の参加を求められると

「社長、そもそも、
 その会議をする目的は何ですか?」

「それって、会議をしないと
 解決できないんですか?」

「そもそも、
 会議をして解決すべき問題ですか?
 他にやらなきゃいけないこと
 あるんじゃないですか?」

と、質問攻めをします。


だって、私もムダな会議に
参加したくありませんから(苦笑)
 
会議というのはあくまでも
手段ですので、
実現させたい目的や意図
必ず隠れています。


ですので、
まずは会議をする前に、
このように社長の頭の中で考えている
やりたいことや必要だと思っている前提
徹底的に言語化していきます。


具体的には、
マインドマップと呼ばれている
下記のようなツールを使って
社長の思考を体系化(図解化)
していきます。

画像1

このように
思考を言語化することで
社長自身が自分のやりたいこと
必要な前提を自覚して

「だったら、会議のメンバーは
 ◎◎君と◎◎君の3名だけで
 やった方が良いな」

「これなら、会議ではなくて
 部下と個別の面談だな」

「資料をつくって、
 朝礼で配れば良いか」

といった、解決のアイデアや
生産性を高めるアイデアが
自然と湧いてきます


そして、
いざ会議が始まると
上記のマインドマップを使って
最初に目的と前提を共有します。


そうすると、
部下達も

・集まった目的
・この会議で何をすれば良いのか?


というイメージが湧いて
会議がグッと締まります。


そうなると
会議でも質の高いアイデアが出て、
早ければ30分などの
短時間で終わります


この環境がつくられれば、
部下達も

「会議をすれば
 今抱えている問題が解決する。
 仕事がスムーズに進む」

と実感して、
会議を嫌がらなくなりますし、
デキの良い社員になると
事前に準備をしてくれて
会議の生産性がさらに高まります。


ですので、あなたが

「会議をしているけど
 思ったような成果が出ていない」


と思っていたら、
ぜひ、会議の前に
目的(意図)と前提条件を
言語化してみてください。

そうすることで
生産性が上がる会議を行い、
会社の業績や社員の士気を
高めることができますよ!


「そうは言っても、
 自分ではなかなか言語化できないよ」

「杉本さんの会議のファシリテーション(司会進行)に
 興味がある」

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本日も最後までお読みいただき
ありがとうございます。

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