話が長い部下との会話を5分でまとめる方法

こんにちは、杉本 智です。

昨日のコラムでは、
売上アップや営業提案、部下育成など
ビジネスの90％は、
コミュニケーション（＝影響力）で決まりますよ
という話をしました。

まだご覧になっていない方は、
こちらからどうぞ。

ビジネスがうまくいかない理由の90%以上は「ミスコミュニケーション」である

というわけで、
本日からしばらくの間は、

ビジネスの業績をアップさせる
コミュニケーション力

というコンセプトでコラムを
書いていく予定です。

今日のテーマは、
話が長い部下の会話を5分でまとめる
をお届けします。

話が長い部下の弊害

どこの会社にもいますよね。
だらだらと話をして、

「で、結局何が言いたいの？」

となっちゃう人。

本人は悪気なく
一生懸命に伝えようとしているんだけど
話がまとまっていないので、

・そもそもの論点が分からない
・事実と主観がごちゃまぜ
・話を聞いて5分以上してから
　「報告」「相談」「確認」のどれかだと分かる

みたいな状態です。

まさにカオスofカオスなコミュニケーションです。

そもそも、話が無駄に長いと

・他の業務をする時間が奪われる
・理解するのにエネルギーが取られる（疲れる）
・意図を把握できず、ミスが発生する

など、百害あって一利無しです。

そのような部下を持つと
話しかけられるだけで
ストレスになっちゃいます。

そうなると、
部下の方も話しかけづらくなって
意思疎通が図れない環境になりやすく
生産性が上がらない職場が出来上がります。

上司としては、
できればそのような環境になるのを
避けたいところです。

というわけで、
無駄に話が長い部下との会話を
5分でまとめるための
具体的なテクニックを
お伝えしちゃいます！！

話が長い部下も「望んで話を長くしたいわけではない」という事実

そもそも論なのですが、
話が長い部下は、
別に「話を引き伸ばしてやるぜぇ〜〜！」
と思っているわけではない
ということが
ポイントになっています。

大前提として
部下としても

「要点をまとめて、
　簡潔に報告できたら良いな」

と思っているわけです。

だけど、できない

ここが問題な訳です。

（もし、このように思っていない部下がいれば
　そもそもの仕事の向き合い方としてどうなの？
　という話になっちゃうので、
　別の会社で活躍してもらうなり
　しっかりと話し合いましょう）

話を戻します。

じゃぁ、話が長い部下には、
どのように対応したら良いの？

ってことです。

結論から言っちゃうと
上司側が、
うまく話の整理をしてあげるのが
一番の解決策です。

話の整理をガイドしてあげることで
部下の方も

「なるほどね！
　こうすれば、
　短時間で報告できるのね」

という
要点をまとめる思考法が
少しずつ身につきます。

つまり、
ロジカルシンキングの
OJTをしましょう
ということです。

話が長い部下との会話を5分でまとめるには？

話が長い理由は、
「要点が絞れていない」
というのが
一番大きな原因です。

つまり、
部下の頭の中では

「あれも言わなきゃ」
「これも言わなきゃ」

と伝えなければいけない（と思い込んでいる）
内容が多いということです。

ですので、
報告や相談を受ける上司の側が

「要点を絞る」

ことを働きかけて欲しいんです。

具体的には

「一つだけしか報告（相談）できないとしたら、何を話す？」

という質問が非常に効果的です。

この質問をすることで、
優先順位が高い内容が
出てきます。

最初は、
時間がかかるかもしれませんが、
この質問を繰り返していけば、
徐々に部下もポイントを絞って
話せるようになります。

というのも、

「一つだけしか報告（相談）できないとしたら、何を話す？」

と毎回質問し続ければ、
部下も

「『一つだけしか報告（相談）できないとしたら、
　何を話す？』
　と聞かれるだろうから…」

と思考するようになるので、
事前に論点をまとめてから
報告や相談に来るようになるからです。

では、
このような状態になるには、
どれぐらいの期間が必要か？

これは人によって違うとしか言えません。

勘所が良い部下だと数週間、
飲み込みに時間がかかる部下でも
半年や1年あればできるようになっていきます。

この質問をしても
それでも一つだけに絞れない部下がいるなら、

最初のうちは、
まずは伝えたいことをひとまず聞いて、
出てきたテーマをこちらでメモを取る。

その上で、こちらが整理してあげて
話すようにするとスムーズです。

こちらについても
繰り返しガイドしてあげることで
自然とできるようになっていきます。

ちなみに私は、
クライアントの相談を受けたり、
社長の依頼で部下をコーチングしたりするときは、
マインドマップ（ロジックツリー）を使って、
論点を整理しています。

マインドマップとは、これです。

このように、
一緒に文字を見ながら
話をすることで

部下の方も
思考が整理されて
短時間で要点を押さえた会話になります。

「どう整理したら良いか分からないよ〜」
「私も、論理的に話すの少し苦手かも…」
という方は、
まずは

・事実⇔感情
・手段⇔目的
・優先順位

の3軸で整理すると
話の論点が明確になりやすいので
オススメです。

ちなみに、
この1つに絞るという考え方は、
部下育成においても
非常に大事だったりします。

育成（指導）すべきポイントを一つに絞ることで
短時間で成長してくれやすくなります。

こちらについては、
本日のテーマとは離れますので、
また別の機会に触れたいと思います。

というわけで、
本日は、
話の長い部下との会話を
5分でまとめるというテーマで
お届けしました〜😃

もっと知りたい内容があれば、
コメント欄へ書き込んだり
Facebookへのメッセージなどお待ちしています。
今後のコラムのテーマとして取り上げたいと思います。